공개 외교문서 열람청구시스템은 opendiplomaticarchives.mofa.go.kr을 통해 서비스를 제공하고, 이용자가 이 서비스를 이용하는 데 필요한 조건과 절차 및 기타 필요한 사항을 아래와 같이 규정합니다.

제1조 정 의
① 「외교문서 공개에 관한 규칙」, 「외교사료관 운영 규정」, 「외교부 정보공개 운영 지침」 에 규정된 공개 외교문서 관리를 체계적·효율적으로 추진하고 이용자에게 필요한 정보를 인터넷 서비스를 통하여 제공합니다.
② "이용자"란 공개 외교문서 열람청구시스템에 접속하여 이 약관에 따라 공개 외교문서 열람청구시스템을 이용하는 사람을 말합니다.
③ "회원"이라 함은 공개 외교문서 열람청구시스템에서 정한 서식에 따라 개인정보를 제출하고 회원으로 등록한 이용자를 말합니다.

제2조 약관의 효력과 변경
① 약관은 공개 외교문서 열람청구시스템에 등재하여 이용자에게 공시함으로써 효력을 발생합니다.
② 공개 외교문서 열람청구시스템은 약관에 동의하고 약관을 준수하는 조건으로 이용자에게 서비스를 제공합니다. 공개 외교문서 열람청구시스템을 이용하는 자는 약관에 동의한 것으로 간주합니다.
③ 공개 외교문서 열람청구시스템은 약관을 변경할 수 있으며 변경된 약관은 위의 ①항과 같은 방법으로 효력을 발생합니다.
④ 이용자는 변경된 약관에 동의하지 아니하는 경우 이용이 취소될 수 있으며, 계속 이용하는 경우는 변경된 약관에 동의한 것으로 간주됩니다.

제3조 이용자의 의무
① 이용자는 약관 및 관계법령에서 규정한 사항을 준수하여야 합니다.
② 이용자는 다음 행위를 하여서는 안됩니다.
     1. 회원가입 신청 또는 정보변경시 허위 내용을 등록하는 행위
     2. 같은 사용자가 다른 이메일 주소로 이중등록한 경우
     3. 다른 사람의 아이디, 비밀번호, 이메일주소 및 개인 정보를 도용하는 행위
     4. 공개 외교문서 열람청구시스템에 게시된 정보를 임의로 일부분 또는 전체를 변경하거나 삭제하는 행위
     5. 서버를 해킹하는 등, 공개 외교문서 열람청구시스템의 업무에 위해를 가하거나 고의로 방해하는 행위
     6. 공개 외교문서 열람청구시스템 또는 제3자의 저작권 등 지적재산권을 침해하는 행위
     7. 공개 외교문서 열람청구시스템 또는 제3자의 명예를 손상하거나 업무를 방해하는 행위
     8. 영리를 추구할 목적으로 서비스를 이용하는 행위
     9. 외설 또는 폭력적인 글, 화상, 음성이나 기타 공서양속에 반하는 내용을 공개 외교문서 열람청구시스템에 공개 또는 게시하는 행위
     10. 이용자가 국익 또는 사회적 공익을 저해할 목적으로 서비스 이용을 계획 또는 실행하는 행위
     11. 범죄적 행위에 관련되는 행위
     12. 기타 약관이나 관련법령을 위배하는 행위

제4조 회원가입 및 탈퇴, 자격상실
① 회원으로 가입하고자 하는 이용자는 약관에 동의하고, 공개 외교문서 열람청구시스템에서 정한 가입 서식에 따라 회원정보를 기입하여 제출함으로써 회원가입을 신청합니다.
② 공개 외교문서 열람청구시스템은 다음 각 호에 해당하는 경우에는 회원가입을 승낙하지 않습니다.
     1. 다른 사람의 명의를 사용하여 신청하였을 때
     2. 가입 신청서의 내용을 허위로 기재하여 신청하였을 때
③ 회원은 공개 외교문서 열람청구시스템에 언제든지 탈퇴를 요청할 수 있습니다. 탈퇴하고자 하는 회원은 본인이 직접 공개 외교문서 열람청구시스템 홈페이지의 정보수정 페이지에 접속하여 온라인으로 탈퇴신청을 하여야 합니다.
④ 공개 외교문서 열람청구시스템은 회원이 제3조제2항의 사유에 해당하는 경우에 사전 통보 없이 회원자격을 제한, 정지, 말소할 수 있습니다.

제5조 회원의 이메일 주소 및 비밀번호에 대한 의무
① 이메일 주소와 비밀번호에 관한 모든 관리의 책임은 회원에게 있습니다.
② 회원은 자신의 이메일 주소 및 비밀번호를 제3자에게 이용하게 해서는 안됩니다.
③ 회원은 자신의 아이디나 비밀번호가 부정하게 사용된 경우, 반드시 공개 외교문서 열람청구시스템 관리기관에 그 사실을 통보해야 하며 공개 외교문서 열람청구시스템 관리기관의 안내가 있는 경우에는 그에 따라야 합니다.

제6조 개인정보 보호
① 공개 외교문서 열람청구시스템은 서비스 제공에 필요한 최소한의 개인정보를 수집합니다.
② 공개 외교문서 열람청구시스템이 이용자의 개인식별이 가능한 개인정보를 수집할 때에는 본인의 동의를 받습니다.
③ 이용자가 제공한 개인정보는 이 약관에 따라 철저히 보호되며 아래와 같이 활용됩니다.
     1. 서비스의 이용권한
     2. 이용자와 공개 외교문서 열람청구시스템 관리기관의 원활한 의사소통
④ 제공된 개인정보는 본인의 동의 없이 목적 외의 이용이나 제3자에게 제공할 수 없으며, 다음의 경우에는 예외로 합니다.
   1. 통계작성, 학술연구 등을 위하여 필요한 경우로서 개인을 식별할 수 없는 형태로 제공하는 경우
   2. 범죄에 대한 수사상의 목적 등, 법률에 의하여 필요한 불가피한 사유가 있는 경우

제7조 저작권의 귀속
① 공개 외교문서 열람청구시스템에서 제공하는 모든 저작물의 저작권 및 기타 지적재산권은 공개 외교문서 열람청구시스템에 귀속됩니다.
② 이용자는 서비스를 이용함으로써 얻은 정보를 공개 외교문서 열람청구시스템 관리기관의 사전 승낙 없이 복제, 송신, 출판, 재배포, 방송 기타 방법에 의하여 영리를 목적으로 이용할 수 없습니다.
단, 이용자가 사적으로 또는 교육적 목적으로 이용하는 경우는 그러하지 아니합니다.

제8조 면책조항
① 공개 외교문서 열람청구시스템은 서비스용 설비의 보수, 교체, 정기점검, 공사 등 부득이한 사유가 있거나 기간통신 사업자가 전기통신 서비스를 정상적으로 제공하지 아니하거나, 기타 불가항력으로 인하여 서비스를 제공할 수 없는 경우에는 서비스 제공에 대한 일체의 책임이 면제됩니다.
② 공개 외교문서 열람청구시스템은 이용과 관련하여 발생한 어떠한 손해에 대해서도 일체 책임을 지지 않습니다. 공개 외교문서 열람청구시스템은 내용과 기능을 수시로 변경 또는 개선할 수 있습니다.
③ 공개 외교문서 열람청구시스템은 이용자의 귀책사유로 인하여 발생한 공개 외교문서 열람청구시스템 이용 장애 또는 손해에 대하여 책임을 지지 않습니다.
④ 공개 외교문서 열람청구시스템은 공개 외교문서 열람청구시스템을 매개로 하여 이용자 상호간 및 이용자와 제3자 상호 간에 발생한 분쟁에 대해 개입할 의무가 없으며, 이로 인한 손해를 배상할 책임도 없습니다.

제9조 연결된 웹사이트 관련 사항
① 공개 외교문서 열람청구시스템은 공개 외교문서 열람청구시스템에서 링크를 통해 제공하는 다른 사이트의 내용과 개인정보 보호에 관련된 사항에 관해서는 일체 책임지지 않습니다.

제10조 관할 법원
① 서비스 이용으로 발생한 분쟁에 대해 소송이 제기되는 경우 공개 외교문서 열람청구시스템 관리기관의 소재지를 관할하는 법원을 관할 법원으로 합니다.

이 약관은 2023년 4월 26일부터 시행합니다.

1. 개인정보의 수집 및 이용 목적(개인정보보호법 제15조)
     공개 외교문서 열람청구시스템은 기본적인 서비스 제공을 위하여 필수적인 개인정보를 수집하고 있으며, 부가적인 서비스의 제공을 위하여 필요한 개인정보는 선택적으로 수집하고 있습니다.

2. 수집하는 개인정보의 항목(개인정보보호법 제15조, 제16조)
     가. 필수항목: 국적, 신분, 성명, 아이핀인증, 핸드폰인증, 아이디, 비밀번호, 비밀번호확인, 핸드폰 번호, 이메일
     나. 선택항목 : 소속기관, 전화번호
     다. 자동수집항목: IP(Internet Protocol)주소, 이용내용의 기록
         - 부정한 방법으로 타인명의를 사용하는 경우에 대비하기 위해 정보이용내역 등을 자동수집 합니다.
         ※ 부정한 방법으로 타인명의 사용 시, 주민등록법 제37조(벌칙)에 의해 처벌 받을 수 있습니다.

3. 개인정보의 보유 및 이용기간(공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제26조)
     공개 외교문서 열람청구시스템은 원칙적으로 개인정보 보존기간이 경과하거나, 처리목적이 달성된 경우에는 지체 없이 개인정보를 파기합니다.
     다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 않을 수 있습니다.
     가. 회원정보 : 담당자 미지정 시 파기
     나. 자동수집항목 중 IP주소 : 1년

4. 동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 동의 거부에 따른 불이익 내용(개인정보보호법 제16조)
     회원가입 신청 시 수집하는 필요한 최소한의 정보 외의 개인정보 수집에 동의를 거부할 권리가 있으나 필수항목 개인정보 수집동의 거부 시에는 서비스가 제한됩니다.